Scenario’s aanmaken in Planner projecten
Met scenario's in de Planner projecten richt je je workflows stap voor stap en geautomatiseerd in. In dit artikel lees je hoe je nieuwe scenario’s aanmaakt voor je projecten, inclusief voorbeelden van inrichtingen, en krijg je een overzicht van de stappen.
📋 Stap-voor-stap: scenario aanmaken
Stap 1. Ga naar het project
Log in als beheerder.
Navigeer naar Planner > Projects.
Open het project waarvoor je scenario’s wilt aanmaken.
Stap 2. Creëer het scenario
Klik op Create scenario.
Vul in:
Titel: bijvoorbeeld
VragenlijstenLabel: bijvoorbeeld
Health Check
(Optioneel) Voeg condities toe via Add conditions. Hiermee kan het scenario voor enkel een bepaalde doelgroep beschikbaar gemaakt worden (bv. alleen deelnemers met bepaalde tags).
Voeg een product toe aan het scenario
Klik op Use existing variation om een bestaand product toe te voegen.
Klik op Add new product om een nieuw product aan te maken en aan het scenario te koppelen
Let op dat het product nog wel geactiveerd dient te worden middels een actie in het scenario en dus nog niet klaar staat! (zie stap 3.2)
Herhaal stap 4 totdat alle gewenste producten zijn toegevoegd aan het scenario.
Stap 3. Stel in wanneer in het scenario welke stappen worden ondernomen
Via Select trigger kan ingericht worden met welke stap het scenario wordt opgestart. Klik hiervoor op On plan start → Add action en vervolgens de actie waarmee moet worden aangevangen.
Er zijn meerdere acties mogelijk om mee te starten, dit zijn:
Start workflow - waarmee bijvoorbeeld een vragenlijst of ander product wordt opgestart. Let op dat het product is toegevoegd in stap 2.4!
Collect employee data - Hiermee worden achtergrondgegevens zoals geslacht, geboortedatum en emailadres uitgevraagd aan de deelnemer.
Create timeline - Hiermee kan een page of actie op de tijdlijn gezet worden voor weergave in het deelnemers dashboard.
Create timeline with link - Hiermee kan een actie of page op de tijdlijn gezet worden met een link naar buiten het programma. Handig om interventieprogramma's of informatiepagina's buiten Johan te delen met de deelnemer!
Start scenario - Start een nieuw scenario op. Het is uiteraard geen logische stap om als start van een scenario een ander scenario te laten opstarten. Dit kan eventueel gebruikt worden om na het afronden van de stappen in een scenario een volgend scenario op te starten.
Send notification - Stuur een bericht naar de deelnemer wanneer het scenario wordt gestart. Dit is gewoonlijk een uitnodiging
Add to widget - naar risico profielen scenario linken
💡Public en private acties: Het is mogelijk om acties op public of private te zetten. Dit houdt in dat acties of pages zichtbaar zijn voor de deelnemer vóór (public) of ná (private) de inlog. Ook kan er ingesteld worden dat het zowel voor en na de inlog zichtbaar is. Dit stel je in bij visibility levels bij de actie:
3. Na het aanmaken van de actie, kan achter deze actie de volgende stap geplakt worden. Dit doe je door op View Action te klikken en bij "On Workflow Complete" de volgende actie toe te voegen.
4. Herhaal deze stappen totdat alle gewenste stappen in het scenario zijn toegevoegd.
Vervolgstappen. Kalenders en professionals
Na het inrichten van het scenario moeten nog enkele zaken nagelopen worden:
Wil je gebruik maken van de kalender functie van Johan om afspraken in te plannen voor de deelnemer? Dan dienen hiervoor de juiste stappen uitgevoerd te worden. Lees deze artikelen voor het gebruik van de kalender:
Je kunt gebruik maken van automatische uitnodigingen en herinneringen, hier lees je meer over in dit artikel.
Aan de producten in het scenario staan taken gekoppeld. Controleer of alle taken goed staan ingesteld en ook of staat ingesteld welke professionals deze taken moeten uitvoeren.
Aan het scenario kunnen vervolginterventies worden gekoppeld op basis van risicoprofielen. Lees hier meer hierover!
Tip: werk in een testproject eerst een scenario volledig door vóór je live gaat. Zo weet je zeker dat alle triggers, reminders en koppelingen correct werken!