Wil je afspraken inplannen voor deelnemers? Dan kun je in de planner projecten werken met tijdssloten. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je tijdssloten aanmaakt in de agenda.
Eerst even dit...
Voordat je begint met het aanmaken van tijdssloten, zorg ervoor dat de volgende onderdelen al zijn ingericht:
✔️ Er is een klantomgeving aangemaakt
✔️ Er is een project aangemaakt
✔️ Er is een kalender aangemaakt waarin de tijdssloten komen te staan
✔️ Er is een locatie aangemaakt die gekoppeld kan worden aan de kalender
Klaar? Dan kun je aan de slag! 👇
📅 Tijdssloten aanmaken: stap voor stap
Log in op de beheerdersomgeving
Ga naar admin.johan.nl, log in op jouw beheerdersomgeving in Johan en klik in het menu op Calendar.Zoek de juiste kalender
In het Calendar-overzicht zie je de kalenders die je eerder hebt aangemaakt. Zoek de kalender in het overzicht waaraan je tijdssloten wilt toevoegen.
Klik op ‘Availability’
Hiermee open je het overzicht voor beschikbaarheden. Dit is waar je tijdssloten kunt toevoegen of aanpassen.Klik op ‘Add new availability’
Rechtsboven zie je de knop Add new availability. Klik hierop. Je krijgt nu drie type afspraken te zien. Kies het type dat van toepassing is.In person meeting: voor fysiek onderzoek
Online meeting: voor een Teams of Zoom afspraak
Phone call: Voor een ouderwets telefoongesprek
Selecteer de datum of data
Kies één of meerdere data waarop de tijdssloten moeten gelden. Als je meerdere dagen kiest, wordt hetzelfde tijdsslotenschema voor al die dagen toegevoegd. Handig voor bijvoorbeeld meerdere testdagen met hetzelfde schema.
Koppel de juiste locatie
Selecteer de locatie waar de afspraken plaatsvinden. Let op: per locatie maak je een apart tijdsslotenschema aan. Bij online en telefonische afspraken hoef je geen locatie toe te voegen.Voeg tijdssloten toe
Klik op de knop Add om tijdssloten toe te voegen. Op basis van je invoer doet het systeem suggesties voor het volgende logische tijdsslot.Wat betekenen de types achter elk tijdslot?
Available: zowel medewerker als professional kan hierop inplannen
Unavailable: alleen de prof kan hierop inplannen (bv. Optioneel extra tijdslot)
Blocked: hier kan niet op worden gepland. Deze kan je bijvoorbeeld later openzetten.
Klik op ‘Save’
Tevreden met het schema? Klik op Save en je tijdssloten zijn klaar voor gebruik!