Met tijdssloten kun je in Johan eenvoudig vastleggen op welke momenten deelnemers afspraken kunnen inplannen binnen een kalender. Dit wordt veel gebruikt in plannerprojecten, bijvoorbeeld voor coaching, PMO-dagen of terugkerende sessies.
Wil je afspraken inplannen voor deelnemers? Dan werk je binnen de planner-projecten met tijdssloten. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je tijdssloten aanmaakt in de agenda en hoe je werkt met templates om dit proces te versnellen.
Eerst even dit
Voordat je begint met het aanmaken van tijdssloten, zorg ervoor dat de volgende onderdelen al zijn ingericht:
✔️ Er is een klantomgeving aangemaakt
✔️ Er is een project aangemaakt
✔️ Er is een kalender aangemaakt waarin de tijdssloten komen te staan
✔️ Er is een locatie aangemaakt die gekoppeld kan worden aan de kalender
Templates voor tijdssloten 🧩
Vanaf nu is het mogelijk om templates voor tijdssloten aan te maken. Dit is handig wanneer je de indeling van tijdssloten vaak op dezelfde manier gebruikt.
Denk bijvoorbeeld aan:
Een standaard PMO-dag
Een coachingkalender die ieder kwartaal terugkeert
Terugkerende afspraken met vaste tijdsblokken
Het gebruik van templates zorgt ervoor dat je deze tijdssloten niet steeds opnieuw hoeft in te voeren, wat veel tijd bespaart en fouten voorkomt.
Een template voor tijdssloten aanmaken
Volg deze stappen om een nieuwe availability template aan te maken:
Ga naar de beheeromgeving
Klik op Templates
Klik op Availability templates
Klik op Add availability template om een nieuw template aan te maken
Geef het template een duidelijke titel
Voeg de tijdssloten toe met begin- en eindtijden
Klik op Opslaan
💡 Foutje gemaakt? Na het opslaan kun je altijd tijdssloten toevoegen of verwijderen binnen het template.
Een template toepassen in een kalender
Zodra je een template hebt aangemaakt, kun je deze toepassen in een kalender:
Ga in de beheeromgeving naar Calendars
Zorg dat de kalender al is aangemaakt (zie artikel over het aanmaken van een kalender)
Open de gewenste kalender
Klik op Availability
Klik op Add new availability en stel de instellingen in
Sla de instellingen op
Ga daarna naar Slots
Klik bij Add slots op Use template
Kies het juiste template
Selecteer de data waarop het template moet worden toegepast
Klik op Opslaan
Meerdere templates gebruiken in één kalender
Wil je binnen één kalender meerdere templates gebruiken? Dat kan.
Maak eerst alle tijdssloten voor template A aan
Herhaal daarna dezelfde stappen voor template B
Ga zo door totdat alle gewenste tijdssloten zijn toegevoegd
Op deze manier kun je flexibel meerdere planningsstructuren combineren binnen één kalender.