Wil je deelnemers de mogelijkheid geven om zelf afspraken in te plannen voor bijvoorbeeld een fysiek onderzoek of een andere afspraak binnen een duurzaam inzetbaarheidsproject? Dat kan eenvoudig via de planner projecten en de calendar-functie in Johan.
Zowel deelnemers als professionals kunnen afspraken plannen op basis van de beschikbaarheid in de kalender. In dit artikel leggen we uit hoe je een nieuwe kalender aanmaakt.
Voordat je een kalender kunt aanmaken, controleer of het volgende al is geregeld:
✔️ Er is een klantomgeving aangemaakt
✔️ Er is een project aangemaakt
Alles in orde? Dan kun je beginnen! 👇
🛠️ Kalender aanmaken: stap voor stap
Log in op de beheerdersomgeving van Johan
Ga naar admin.johan.nl, log in op jouw beheerdersomgeving in Johan en klik in het menu op Calendar.Klik op ‘Calendar’ in het menu
Je komt nu in het overzicht van bestaande kalenders. Hierin bestaat ook de optie om een nieuwe kalender aan te maken.Klik op ‘Add new calendar’
Hiermee start je het proces voor het aanmaken van een nieuwe kalender.
Kies het type afspraak
Je kunt kiezen uit:Individuele afspraken (één deelnemer per tijdslot)
Groepsafspraken (meerdere deelnemers per tijdslot)
Kies het type dat het beste past bij jouw project.
Vul de basisinformatie in
Titel: de naam van je kalender. Deze naam is alleen voor beheerders zichtbaar!
Label: herkenbare tag om de kalender snel terug te vinden
Wijs de klant toe
Koppel de kalender aan de juiste klantomgeving. Let dus op dat de klantomgeving eerst aangemaakt moet zijn!Stel de standaard instellingen in
Cancel: tot hoe ver voor de afspraak mag een medewerker zelf de afspraak annuleren?Update: tot hoe ver voor de afspraak mag een medewerker zelf de afspraak verplaatsen?
Short notice bookings: tot hoe kort voor de afspraak mag een medewerker een afspraak inplannen
Far away bookings: hoe ver in de toekomst mag een medewerker een afspraak inplannen
Deze restricties gelden niet voor de professional: in het prof dashboard kun je dus wel altijd nog afspraken annuleren of wijzigen, ook buiten deze restricties om.
Klik op ‘Create’
Alles ingevuld? Klik op Create en je kalender is klaar voor gebruik! 🎉Volgende stappen
⚠️ Let op bij meerdere locaties
Werk je met meerdere testlocaties en wil je dat deelnemers alleen maar één locatie kunnen kiezen? Dan moet je voor elke locatie een aparte kalender aanmaken. Je kunt hiermee bijvoorbeeld deelnemers uit Noord-Holland het enkel mogelijk maken om bij locatie Noord-Holland een afspraak in te plannen en niet in Noord-Brabant.
Hulp nodig bij het inrichten van jouw kalender? Bekijk onze andere artikelen of neem contact op met support@johan.nl – we helpen je graag verder!