In Planner-projecten werkt het toevoegen van deelnemers net even anders dan in de oude projectstijl van Johan. Waar deelnemers voorheen centraal aan een project werden gekoppeld en handmatig werden uitgenodigd, koppel je ze nu aan specifieke scenario’s binnen het project – mét automatische uitnodigingen. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt.
Hoe voeg ik deelnemers toe aan een planner project?
1. Zorg dat de klantomgeving is aangemaakt
Voordat je deelnemers kunt toevoegen, moet de klantomgeving bestaan. Is deze nog niet aangemaakt? Begin dan daar.
2. Voeg deelnemers toe op klantniveau
Deelnemers worden niet direct in het project gekoppeld, maar eerst aan de klant. Dit kan op twee manieren:
Handmatig: Voeg deelnemers één voor één toe.
Deelnemersimport: Voeg in één keer meerdere deelnemers toe via een importbestand. Hierover vindt je meer informatie in deze handleiding.
3. Zet een uitnodiging klaar
Om te zorgen dat de deelnemers weten dat ze uitgenodigd worden, moet je een uitnodiging klaar zetten. Dit doe je in planner projecten als volgt:
Maak een Send Notification actie aan On Plan Start bij het scenario en koppel hier de uitnodiging aan. Lees hier meer over het aanmaken van (automatische) uitnodigingen
4. Koppel deelnemers aan een scenario in het Planner-project
Zodra deelnemers zijn toegevoegd aan de klant, kun je ze koppelen aan een scenario in een project:
Ga naar het niveau van de partner.
Open het menu Planner.
Zoek het juiste project op. Staat het er niet tussen? Maak deze dan eerst aan.
Klik op de titel van je project.
Kies nu één van de drie opties om deelnemers aan het scenario toe te voegen:
✅ Optie 1: Handmatig activeren via een manual trigger
Ga naar het scenario.
Klik op Triggers > Manual.
Maak een Send Notification actie aan On Plan Start bij het scenario en koppel hier de uitnodiging aan.
Klik op de knop Execute zodra je klaar bent → Alle deelnemers worden toegevoegd en krijgen de uitnodigingsmail.
🗓️ Optie 2: Automatisch op een datum/tijd
Ga naar Triggers > Add trigger > Date.
Stel een datum in (bijv. maandag 09:00).
Maak een Send Notification actie aan On Plan Start bij het scenario en koppel hier de uitnodiging aan.
Op het ingestelde moment worden alle deelnemers toegevoegd en wordt de uitnodigingsmail verstuurd.
Lees dit artikel voor meer informatie over het aanmaken van triggers!
👤 Optie 3: Individueel toevoegen
Open het scenario en klik bovenin op Participants > Add participants.
Zoek de juiste deelnemer op en klik op Add.
Herhaal deze actie totdat alle deelnemers zijn toegevoegd.
📌 Tip: gebruik deze optie om het scenario eerst te testen met een collega of eigen testaccount.
🧠 Veelgestelde vragen
Moet ik deelnemers opnieuw toevoegen als ik iets aanpas in het scenario?
Nee, deelnemers blijven gekoppeld tenzij je ze handmatig verwijdert.
Wanneer ontvangen deelnemers de uitnodiging?
Zodra ze zijn toegevoegd én een trigger is geactiveerd met een notificatie.
Kan ik deelnemers achteraf nog toevoegen?
Ja, je kunt altijd later nog deelnemers importeren en aan scenario’s koppelen.
Heb je vragen over jouw specifieke projectinrichting of twijfel je welk scenario je moet kiezen? Stuur ons een berichtje op support@johan.nl – we denken graag met je mee!