✉️ Automatische uitnodigingen en herinneringen instellen in een scenario
Binnen Planner projecten kun je deelnemers automatisch uitnodigen voor een programma en hen herinneringen sturen als ze nog niet gestart zijn. Zo verloopt je project efficiënt, zonder dat je handmatig hoeft op te volgen.
In dit artikel leer je:
Hoe je automatisch uitnodigingen verstuurt via een trigger.
Hoe je herinneringen instelt voor deelnemers die nog niet begonnen zijn.
Hoe je deelnemers door middel van een notificatie een herinnering of uitnodiging kunt sturen.
📤 1. Automatisch uitnodigingen versturen met een trigger
Wil je deelnemers automatisch uitnodigen voor een scenario, bijvoorbeeld op een specifieke datum of zodra iemand handmatig wordt toegevoegd? Dat kan via triggers vanuit het scenario.
Stap 1. Stel de de uitnodigingsemail in en Send Notification stap in
Klik op Emails binnen het juiste scenario
Klik op "Add new email"
Hier kan een nieuwe email worden toegevoegd (Single) of een template worden toegepast als er al een emailtemplate bestaat (from Template)
Selecteer deze mail bij de actie "Send Notification" in het scenario. Deze actie moet zijn ingesteld bij On Plan Start of achter een actie worden geplaatst die bij On Plan Start ingesteld staat.
Stap 2. Ga naar het juiste project en scenario
Navigeer naar Planner > Projects.
Open het project en kijk in het project overzicht bij het kopje "Scenarios"
Open het gewenste scenario, dit is het scenario van waaruit het project gestart moet worden.
Stap 3. Voeg de trigger toe
Klik bovenaan op Triggers.
Klik op Add trigger → kies een van deze opties:
Date→ Verstuur de uitnodiging op een vaste datum/tijdstip.Manual→ Activeer handmatig een groep deelnemers.
Geef de trigger een titel en sla de trigger op
Hierna is de trigger klaar voor gebruik!
Let op!
Wanneer de trigger wordt geactiveerd (handmatig of op het ingestelde moment) worden alle deelnemers die onder de condities vallen in het scenario toegevoegd.
Doordat de stap "Send Notification" is ingesteld wordt de uitnodiging verstuurd naar alle deelnemers die op dat moment worden ingeladen. Zorg dus dat alleen deelnemers die uitgenodigd moeten worden in de klantomgeving staan of aan de condities voldoen!
⏰ 2. Herinneringen instellen
Herinneringen zorgen ervoor dat deelnemers een seintje krijgen als ze bijvoorbeeld hun vragenlijst nog niet hebben ingevuld.
Stap 1. Ga naar het onderdeel dat je wilt opvolgen
Open het scenario waarin je een vragenlijst of workflow hebt toegevoegd.
Zoek naar de juiste stap waarbij de herinnering moet worden toegevoegd. Dit kan bijvoorbeeld de start van het scenario zijn (bij "On Plan Start"), maar ook een bepaalde taak zoals "Collect Employee Data".
De herinnering moet bij een combinatie van de "collect employee data" taak en een vragenlijst bij beide stappen worden ingesteld. Anders krijgt mogelijk een deelnemer die wel de onboarding heeft gestart, maar niet de vragenlijst, de herinnering niet!
Stap 2. Voeg een reminder toe
Klik bij de taak of vragenlijst op View action. Vervolgens zie je het overzicht van deze stap. Klik bij "On Action Start" op "Add action" -> "When task is not updated".
Stel vervolgens het interval in. Dit is hoeveel tijd er verstreken moet zijn, nadat de stap in het scenario gestart is, voordat er een herinnering wordt verstuurd.
Klik hierna bij de toegevoegde "When task is not updated" actie op "View Action" -> "Add action" -> "Send Notification"
Selecteer het juiste email template wat gebruikt moet worden en klik op Save. Vervolgens is er dus een herinnering ingesteld na een bepaald tijdsinterval vanaf de start van de gekozen actie in het scenario.
Optioneel: een tweede of derde herinnering toevoegen. Dit doe je door dezelfde stappen te herhalen, alleen een ander tijdsinterval te kiezen. Ook kan er hiervoor een ander template worden geselecteerd.
🔁 Herinnering werkt alleen bij inactieve deelnemers
De herinnering wordt alleen verzonden naar deelnemers die:
Wél een uitnodiging hebben ontvangen,
Maar nog niet zijn gestart met de gekozen taak of vragenlijst in het scenario
🎯 Voorbeelden van automatische uitnodigingen en herinneringen
Doel | Trigger | Herinnering |
Vaste startdatum campagne |
| Na 2 en 5 dagen |
Handmatige uitnodigingen |
| Na 3 dagen |
3. Berichten versturen met de Notifications functie
Via de notifications functie kunnen berichten, zoals uitnodigingen of herinneringen, naar deelnemers worden verstuurd. Ook kunnen hier condities aan toegevoegd worden zodat het naar een selectie van deelnemers gestuurd wordt. Dit is hoe je stap voor stap een notificatie klaar zet:
Ga naar het scenario waar je een bericht voor wilt versturen
Klik op Create notification onder het menu Notifications binnen het scenario-overzicht
Geef het een titel en voeg een email template toe
Via Conditions kan aangepast worden wie in het scenario de notificatie ontvangen. Zo kunnen bijvoorbeeld deelnemers die nog niet de eerste stap in de workflow hebben gestart de uitnodiging of herinnering krijgen.
Klik op Execute om de notificatie te versturen
📌 Let op: deelnemers ontvangen de uitnodiging alleen als ze al aan het scenario zijn gekoppeld vóór de trigger wordt geactiveerd.
Heb je hulp nodig bij het instellen van triggers of reminders in jouw specifieke project? Stuur ons een berichtje op support@johan.nl – we kijken graag even met je mee!