In het Johan systeem kun je deelnemers op twee manieren uitnodigen voor een project:
Unieke link per mail – deelnemers ontvangen een persoonlijke uitnodiging.
Open registratielink – deelnemers melden zichzelf aan via een gedeelde link.
In dit artikel lees je stap voor stap hoe beide methodes werken.
Methode 1: Unieke link per mail ✉️
De meest gebruikte manier is om deelnemers een persoonlijke uitnodiging te sturen. Elke deelnemer ontvangt een unieke link om een account aan te maken. Zodra dit account is aangemaakt, vervalt de link automatisch. Zo weet je zeker dat er maar één account per deelnemer wordt aangemaakt.
Stappenplan:
Controleer klantomgeving
Zorg dat de klantomgeving is aangemaakt.Voeg deelnemers toe aan de klant (zie handleiding)
Dit kan handmatig.
Of door in één keer een groep te importeren.
Koppel deelnemers aan het project
Ga naar Projects en zoek het juiste project op.
Staat het project er nog niet bij? Maak dit eerst aan.
Klik op de projecttitel → Add employees (paarse knop).
Selecteer de deelnemers en klik op Add employees.
Stuur de uitnodigingsmail
Controleer of er een e-mailsjabloon klaarstaat bij het project.
Type moet zijn: employee registration.
Wil je zelf een sjabloon maken? Zie deze handleiding.
Ga terug naar het project → selecteer de deelnemers.
Klik bovenaan bij Employees op Actions → Send email template.
Kies het juiste sjabloon en klik op Send.
Deelnemers ontvangen nu hun persoonlijke uitnodiging en kunnen aan de slag.
Methode 2: Open registratielink 🔗
Met een open registratielink kan iedereen met de link zichzelf aanmelden voor het project. Deze methode is handig voor bredere uitnodigingen, bijvoorbeeld via intranet of een nieuwsbrief.
👉 Houd er rekening mee dat je hierbij minder controle hebt over wie zich aanmeldt.
Stappenplan:
Ga naar Projects en klik op de titel van het project.
Staat het project er nog niet tussen? Maak dit eerst aan.
Klik bovenin op het icoon Registratielinks.
Klik op de groene knop Create link.
Stel optioneel een registratielimiet in (bijvoorbeeld max. 50 aanmeldingen).
Klik op Create.
Je ziet nu de registratielink in het overzicht.
Klik bij Actions (paarse knop) om de link te bekijken.
Verspreid de link
Plaats de link bijvoorbeeld op intranet, een website of verstuur hem via een algemene e-mail.
