Tijdens het klaar zetten van jouw projecten is het belangrijk om na te denken over de verschillende registratieroutes voor deelnemers om aan het project deel te nemen.
Laagdrempelige deelname kan bij sommige doelgroepen het bereik en de impact van jouw project te maximaliseren (zoals bijvoorbeeld deelnemers laten starten zonder account). Echter zijn er ook doelgroepen waarbij een afgeschermde registratie gewenst is. In dit artikel worden de verschillende registratieroutes uiteengezet, zodat jij de juiste keuze kan maken voor ieder project!
1. Secure (beveiligde) registratie
Deelnemers krijgen een algemene link of QR-code en kunnen starten na het aanmaken van hun account.
Hoe ziet de secure registratie route eruit?
Bij het aanmaken van je project krijg je een eigen link
Deze link kan je zelf distribueren via e-mail, QR code of delen via het intranet
Deelnemer klikt op de link en moet een account aanmaken
Het e-mailadres wordt geverifieerd via een code die per e-mail wordt verzonden.
Vervolgens stelt de deelnemer 2FA (tweefactorauthenticatie) in via sms of een authenticator-app.
Na verificatie kan de deelnemer direct beginnen.
Voordelen:
Geen medewerkerslijst vooraf importeren.
Eenvoudig verspreiden via QR-code of link.
Deelnemers kunnen zelf tags of info invullen tijdens de onboarding.
Geschikt voor situaties waarin beveiliging belangrijk is, maar de doelgroep nog niet bekend is.
Nadelen:
Geen controle op wie zich aanmeldt.
Mogelijke foutieve tagging door deelnemers.
Iets hogere drempel door het aanmaken van een account en instellen van 2FA.
Voorbeelden voor gebruik: Breed uitgestuurd onderzoek (MTO, KTO) of algemene vragenlijsten
2. Open registratie
Iedereen met de inschrijflink kan zich aanmelden. Start met het aanmaken van een account.
Hoe ziet de open registratie route eruit?
Deelnemers kunnen direct starten via de link, zonder een account aan te hoeven maken.
Ze kunnen meteen vragenlijsten invullen, afspraken plannen of andere acties uitvoeren binnen het project.
Je kunt optioneel enkele basisgegevens laten invullen (zoals naam of e-mailadres).
Belangrijk:
Als een deelnemer later resultaten wil inzien (zoals rapportages of afsprakenoverzichten), moet diegene eerst een account aanmaken met tweefactorauthenticatie (2FA).
Zo blijft de toegang tot persoonlijke gegevens altijd goed beveiligd, terwijl de eerste deelname zonder drempel mogelijk blijft.
Voordelen:
Zeer laagdrempelig en snel te gebruiken.
Ideaal voor grootschalige of vrijblijvende uitnodigingen (bijv. via intranet, posters of nieuwsbrieven).
Persoonlijke data blijft beveiligd via 2FA zodra deelnemers een account aanmaken.
Nadelen:
Minder controle over wie deelneemt.
Deelnemers zonder account kunnen geen resultaten bekijken.
3. Restricted (gesloten) registratie
Alleen vooraf geïmporteerde medewerkers (gastenlijst) kunnen zich registreren. Start met het aanmaken van een account.
Hoe ziet de open gesloten registratie route eruit?
Bij het aanmaken van je project krijg je een eigen link, net zoals bij open registratie
Vooraf wordt een bestand met deelnemergegevens ingeladen, zo bepaal jij wie kan deelnemen
Deelnemers maken een account aan (na verificatie) en kunnen eventueel gegevens aanvullen
Voordelen:
Strakke controle: alleen vooraf geselecteerde deelnemers.
Juiste tagging vooraf in te voeren.
Nadelen:Medewerkersgegevens moeten vooraf aangeleverd en geïmporteerd worden.
Voorbeelden voor gebruik: Projecten met vaste deelnemersgroep of vertrouwelijke onderzoeken.
4. Mail-uit-Johan
Deelnemers ontvangen een persoonlijke e-mail met unieke link. Kunnen zonder account starten en later alsnog een account maken.
Voordelen:
Laagdrempelig starten (zonder direct account).
Juiste tagging vooraf mogelijk.
Optie om deelnemers zelf extra info te laten invullen.
Nadelen:E-mails moeten altijd via Johan worden verstuurd.
Kans op fouten bij doorsturen van de link.
Voorbeelden voor gebruik: Evaluaties of gerichte uitnodigingen naar een specifieke groep.
Lees hier meer over het versturen van uitnodigingsmails vanuit Johan!
5. Registratie door professional
De professional start zelf de workflow voor de deelnemer en kan direct acties uitvoeren (zoals afspraken inplannen).
Voordelen:
Volledige controle over registratie en tagging.
Direct vervolgacties mogelijk door professional.
Geen account nodig voor deelnemer om te starten.
Nadelen:Medewerkersgegevens moeten vooraf worden aangeleverd.
Voorbeelden voor gebruik: Projecten waarbij de professional persoonlijk contact heeft met alle deelnemers.
💡 Tip: Kies de route op basis van de gewenste mate van controle, de drempel voor de deelnemer en of je vooraf deelnemersgegevens beschikbaar hebt.