In dit artikel lees je welke nieuwe functionaliteiten beschikbaar zijn binnen Modern Scenario’s en hoe de Onboarding Workflow Builder werkt.
Modern scenario's; wat is het?
Nieuwste vorm van projecten beheren compatibel met de nieuwste functionaliteiten!
Je maakt gebruik van de nieuwe onboarding flow builder
Modern scenario's zijn anders dan legacy scenario's, lees hier meer over het verschil!
Nieuwe functies
✅ Zelf onboarding vormgeven met onboarding workflow builder
✅ Ongelimiteerd tags uitvragen
✅ Zachte landingspagina’s met tekst en media
✅ Handmatig uitnodigingsmails sturen naar individuele deelnemers
✅ Inzicht in statussen van uitnodigingsmails
Onboarding workflow builder
Met de onboarding workflow builder kun je gestructureerd gegevens uitvragen bij deelnemers. Deze vind je in het scenario onder het menu "Onboarding".
Gegevens en tags uitvragen
Je kunt binnen de onboarding ongelimiteerd tags toevoegen
Elke tag moet als losse taak in de onboarding worden geplaatst
Per tag kun je een titel/vraagstelling instellen
Je kan hierdoor de onboarding vormgeven naar wens!
Ook de gegevens uit de "Collect Employee Data" taak van legacy scenario's worden in de onboarding workflow builder toegevoegd als opties
⚠️De gegevens uitgevraagd in de onboarding worden pas opgeslagen wanneer de onboarding afgerond is!
Onboarding pagina’s inrichten
Je kunt een onboarding voorzien van een zachte landingspagina met:
Een button om door te gaan
Tekstvakken voor uitleg
Ondersteuning voor widgets, video’s en afbeeldingen
Dit pas je toe door de onboarding taak te bewerken
⚠️ Let op: widgets moeten eerst centraal aangemaakt worden voordat je ze kunt gebruiken in de onboarding.
Privacy processing taak
Het toevoegen van een privacy processing taak is verplicht
Deze taak kan op elke plek in het proces worden geplaatst, dus de deelnemer kan de privacyverklaring accepteren na het geven van gegevens of hiervoor!
Als de privacyverklaring niet is toegevoegd, kan de onboarding niet worden opgestart en is de status "Not Ready"
Authenticate user functie
Met de Authenticate user functie moet een deelnemer zich eerst aanmelden.
Dit kan via:
Open registratie met invite links
Gesloten registratie met invite links
✅ Ready status
Een onboarding krijgt de status Ready wanneer:
Alle taken zijn ingevuld (geen missing tasks)
De privacyverklaring aanwezig is
Als de status niet op Ready staat, kan de onboarding niet worden gestart!
🔗 Invite links
Invite link aanmaken
Dit kan zodra de onboarding op Ready staat
Ga naar de drie puntjes rechtsbovenin de onboarding workflow
Hier kun je ook professional rollen toewijzen die de onboarding kunnen starten voor de deelnemer
Bij het aanmaken van een registratielink wordt er ook meteen een QR-code gegenereerd!
🌐 Taal selecteren
Bij de onboarding kan een standaard taal worden ingesteld, bij de invite link. Ook kan de voorkeurstaal worden uitgevraagd in een stap van de onboarding
Het hele verder proces wordt dan in deze taal uitgevoerd, mits de vertalingen van alle producten in Johan zijn toegevoegd.
Als er geen taal in de onboarding wordt uitgevraagd, dan wordt de taal, ingesteld bij de invite link, gebruikt (bijv. standaard Engels in het contact person account)
👥 Deelnemers en e-mailbeheer
Deelnemer statussen
Binnen de participant-weergave:
Invited → heeft een uitnodiging ontvangen
Active → onboarding voltooid
Inactive → heeft geen uitnodiging ontvangen en zit dus nog niet in het scenario
Linksboven staat een tracker met het aantal deelnemers in het project.
Handmatig e-mails versturen
Je kunt handmatig e-mails sturen naar deelnemers:
Individueel
Op basis van filters
Lees hier meer over het versturen van uitnodigingen en notificaties!
E-mailstatussen
Er worden nu ook mailserver-statussen getoond voor emails (bijv. bounces)
Je kunt filteren op e-mailstatus
In dit artikel worden e-mailstatussen verder toegelicht
⚠️ Let op:
Als een invite gebounced is, kun je daarna geen e-mail meer sturen naar deze deelnemer
De mail kan opnieuw worden verstuurd als het emailadres is aangepast van de deelnemer
Er zijn verschillende substatussen voor emails mogelijk, lees hier meer hierover.
📌Checklist Modern Scenario en Onboarding builder
Met modern scenario moet je zelf onboarding vormgeven met de builder!
Vraag alle benodigde informatie (tags, achtergrondinformatie etc.) uit met stappen in de onboarding workflow builder
De privacy processing taak is verplicht
Stel een uitnodiging in via de volgende route om deelnemers in het scenario in te laden!
Heb je vragen over het toepassen van de onboarding flow builder of het gebruik van modern scenario's, stuur dan vooral een bericht naar support@johan.nl