🖥️ Wij hebben ook een webinar gegeven om de professional rollen toe te lichten. Deze webinar bekijk je hier!
1. Wat is het?
Professional rollen is een verbeterde manier om professionals aan taken te koppelen. In plaats van per taak iemand toe te wijzen, wijs je eerst een rol toe (zoals Bedrijfsarts of Casemanager). Daarna koppel je één of meerdere professional aan die rol, die vervolgens automatisch aan alle relevante taken van het project wordt gekoppeld. Het toekennen van de professionals aan de rol doe je per project scenario.
2. Hoe werkt het in de praktijk?
In het beheer definieer je eerst welke professional rollen je hebt
Vervolgens koppel je deze rollen aan de taken in je workflow
Binnen het scenario bepaal je welke professionals deze rol gaan vervullen in dit project.
Vervolgens zit de professional gekoppeld aan alle taken in het project die bij deze rol horen.
3. Wat zijn de voordelen?
⚡ Sneller werken - je koppelt een professional in één keer aan meerdere taken.
✅ Minder foutgevoelig - één centrale koppeling voorkomt losse handmatige fouten.
🔄 Beter onderhoudbaar - als je een workflow aanpast, blijft de rolstructuur gewoon werken.
4. Voor wie is dit bedoeld?
Voor projectmanagers die in Johan projecten inrichten en verantwoordelijk zijn voor het koppelen van professionals aan taken.
5. Hoe richt je dit in? (stap-voor-stap)
Voeg de professional rollen toe
Ga naar Settings -> Professional roles. Klik vervolgens op "Add new role" en voeg de rollen toe die je binnen je organisatie gebruikt (zoals Arbo-adviseur, Psycholoog, etc.). Controleer ook in het overzicht of deze rol niet al bestaat!
Voeg de rol toe aan een relevante taak
Bij planner projecten:
Open Workflows ▸ [selecteer workflow] ▸ Task templates
Klik op Edit bij een taak, en voeg onder "Rollen" de gewenste rol toe. Dit kunnen meerdere rollen zijn.
Bij oude stijl projecten:
Ga naar het overzicht van projecten. Rechts van het project staat de optie "Roles". In dit menu kunnen de relevante rollen worden toegevoegd.
Herhaal dit voor alle taken waaraan een rol gekoppeld moet worden
Zorg dat alle relevante taken de juiste rol krijgen.
Koppel de juiste professionals aan de rollen.
Ga naar een scenario en open het tabblad Roles. Selecteer vervolgens alle relevante professionals en klik hierna "Add professionals"
Automatische koppeling
De professional is nu automatisch gekoppeld aan alle taken in het project die horen bij zijn of haar rol. Je hoeft dit niet meer handmatig per taak te doen!
PRO TIP > professionals administreren
Het is ook mogelijk om bij het toevoegen van een professional een 'categorie' te selecteren. Dit maakt het bij het toekennen van de professionals aan de rol bij het scenario eenvoudiger. Zo vind je namelijk snel de juiste professional om toe te voegen op basis van de rol die aan de prof is gekoppeld. Hieronder zie je dat in de screenshot:
Hoe richt ik dit in?1) Ga naar Relations -> professionals
2) Klik op de professional en op de "Edit" button rechtsbovenin
3) Nu kunnen alle reeds bestaande professional rollen worden toegewezen aan de professional, waardoor het filteren op professional rollen en de professionals die hiertoe behoren mogelijk wordt!
6. Waar moet je op letten?
Deze functie vervangt de oude werkwijze. Na de release moet er dus met professional rollen gewerkt worden.
⚠️ Voor nieuwe projecten is het noodzakelijk dat je de juiste professional rollen hebt aangemaakt. Let op, dit is dus belangrijk voordat je nieuwe projecten start!
Voor bestaande (lopende) projecten wordt een migratie uitgevoerd. Hierbij:
Worden automatisch rollen aangemaakt op basis van bestaande taken.
Worden huidige professionals gekoppeld aan deze rollen.
Meer informatie over deze migratie is hier te vinden.
Heb je nog vragen of wil je ondersteuning bij het instellen?
Neem gerust contact op met support@johan.nl