Medio augustus introduceren wij een verbeterde werkwijze waarmee professionals aan taken worden gekoppeld binnen projecten: professional rollen.
Deze nieuwe functionaliteit is ontwikkeld op basis van wensen van onze partners en zorgt ervoor dat je sneller, overzichtelijker, flexibeler en nog veiliger kunt werken.
Belangrijk: Nieuwe werkwijze voor het beheren van professionals
Dit betreft een vernieuwde functionaliteit voor het beheren en toevoegen van professionals. De oude werkwijze voor het koppelen van professionals komt hiermee te vervallen. Het is belangrijk dat je goed bekend raakt met deze nieuwe werkwijze, zodat je straks soepel kunt blijven werken. Lees daarom onderstaand artikel zorgvuldig door - wij beschrijven hierin waar je op moet letten voor een goede overgang.
Dit artikel helpt je bij de overgang. Wil je meer weten over het algemene gebruik van deze nieuwe functionaliteit? Lees dan ook ons help instructieartikel hier.
Wat verandert er?
Tot nu toe was het noodzakelijk om handmatig te selecteren welke professionals toegang hadden tot die taak. Dit was erg bewerkelijk. Je moest namelijk per taak de professionals selecteren. Met de nieuwe functionaliteit werk je voortaan met rollen die je zelf kunt instellen, zoals Bedrijfsarts, Psycholoog of Casemanager. Deze rollen bepaal je helemaal zelf en je koppelt deze rollen aan taken in je programma (workflow). Meerdere rollen per taak is mogelijk.
Vervolgens bepaal je per project scenario welke professional(s) die rol vervult (ook dit kunnen meerdere professionals zijn). Het systeem regelt de rest: de professionals worden daarmee automatisch gekoppeld aan alle bijbehorende taken waar die zelfde rol van toepassing is.
Aanmelden webinar: professional rollen
Op 12 augustus geven wij een webinar waarin wij live uitleg geven over het gebruik van de rollen. Deze webinar zal worden opgenomen en herhaald, mocht je niet in de gelegenheid zijn om het webinar live bij te wonen, geen zorgen er zijn dan voldoende momenten om de replay te zien! Meld je dit in ieder geval zeker aan! 😀
Zelf rollen instellen
Je bepaalt als organisatie volledig zelf welke rollen je gebruikt. Denk aan functies als Arbo-adviseur, Coach of Re-integratiebegeleider. Deze stel je in via Settings > Professional Roles, waarna je ze eenvoudig toepast in (oude) projecten of planner projecten.
Dat geeft je flexibiliteit én controle: je kiest per project scenario wie een rol vervult. Voor het ene project is professional A geselecteerd om resultaten in te voeren, voor het andere project mag professional A slechts enkel de resultaten bekijken. Jij bepaald het met rollen, per project!
Voordelen op een rij:
⚡ Sneller werken: één keer koppelen per project - het systeem doet de rest.
✅ Minder fouten: geen losse selecties meer nodig.
🎯 Volledig naar wens in te richten: bepaal zelf welke rollen je gebruikt.
🔁 Flexibel per project: je kunt per project een andere professional aan dezelfde rol koppelen.
Zo ziet de overgang eruit:
Om de overgang naar het nieuwe systeem soepel te laten verlopen, voeren wij onderstaande stappen uit. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van deze veranderingen, zodat je hier gelijk gebruik van kunt maken. Zodra deze update is uitgevoerd zal de oude werkwijze van professionals koppelen direct vervangen worden.
1. Nieuwe functie wordt gereleased
Medio augustus wordt deze nieuwe rollenfunctionaliteit voor professionals gereleased. Deze is vanaf dat moment beschikbaar voor zowel nieuwe als bestaande projecten. Het vervangt de oude werkwijze van koppelen!
2. Er wordt een migratie uitgevoerd
Om de bestaande toegang van professionals in lopende projecten correct te behouden, voeren wij automatisch een migratie uit en worden er automatisch rollen aangemaakt (zie punt 3). Hiervoor hoef je niks te doen.
3. Rollen worden automatisch weggeschreven
Tijdens de migratie worden er automatisch rollen aangemaakt op basis van de huidige toegangsinstellingen. Deze automatisch aangemaakte rollen krijgen het kenmerk AUTO_CREATED, zodat je ze makkelijk herkent. Wij houden deze apart bij in de administratie (let op, de automatisch rollen worden weggeschreven per project per taak, het kan dus zijn dat er relatief veel automatische rollen aangemaakt worden). Maar deze rollen zijn wel belangrijk, omdat die de toegang bepalen voor bestaande projecten.
4. Nieuwe rollen aanmaken
Naast de automatisch aangemaakte rollen dien je zelf aanvullende rollen aan te maken die passen bij je manier van werken. Denk hier goed over na - een duidelijke structuur zorgt voor overzicht en efficiënte inrichting van je projecten. Je kunt dit toepassen op nieuwe en bestaande projecten. Het is belangrijk dat je voor nieuwe projecten de juiste rollen vóóraf inricht!
5. Hoe om te gaan met bestaande projecten?
Voor bestaande projecten zullen er automatisch rollen aangemaakt worden. De professionals die nu toegang hebben blijven via die nieuwe rollen toegang houden. Indien je daarin iets wilt wijzigen is dat mogelijk. Om het overzicht te behouden adviseren wij stap voor stap een nieuwe rolstructuur te gaan toepassen, met rollen ingericht zoals jij dat wenst.
6. Wij gaan je helpen! (WEBINAR)
Uiteraard staan wij paraat om je ondersteuning te bieden wanneer dat nodig is. Onze support afdeling kan je verder helpen bij het inrichten van deze rollen.
Daarnaast hebben wij diverse help artikelen beschikbaar, maar zullen wij ook ter voorbereiding een live webinar houden. Klik hier om je aan te melden voor het webinar.
Wil je meer weten? Lees ons uitgebreidere support artikel
Bekijk ons support artikel over professional rollen waarin je een stap-voor-stap uitleg vindt, inclusief screenshots, voorbeelden en tips voor een goede inrichting.
Vragen of meer informatie?
Heb je vragen of wil je sparren over de beste rolstructuur voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op via support@johan.nl. We helpen je graag. Of aanmelden voor webinar kan via onderstaande button.